I sistemi gestionali, denominati anche DMS (Document Management System), sono uno strumento ormai indispensabile per i concessionari, specie quelli di grandi dimensioni.
Per avere sempre sott’occhio la propria attività, infatti, i dealer hanno la necessità di raccogliere dati aggiornati e quotidiani sui vari business (auto nuove, auto usate, post-vendita), sugli stock delle vetture, sull’attività di CRM effettuata sui prospect e sui clienti, e integrare tutte le statistiche. Occorre, quindi, un DMS che consenta di soddisfare questa esigenza.
Il discorso vale ancora maggiormente quando si parla di “top dealer”, che hanno diverse sedi e gestiscono una mole enorme di informazioni. In questo caso, il DMS è ancora più strategico.
Approfondisci: Come massimizzare il DMS (Dealer Management System)?
DMS: COSA SONO E COME FUNZIONANO
Con la denominazione “sistemi gestionali” o DMS si intende l’insieme dei software necessari per gestire l’attività di un concessionario d’auto. Prima di spiegare quali sono le funzioni dei DMS, occorre fare una distinzione tra i dealer monomarca e multimarca. I grandi dealer, spesso, hanno più mandati, ma non tutte le case certificano tutti i DMS. Per questo motivo l’integrazione tra i diversi sistemi risulta fondamentale.
Il DMS, di norma, gestisce queste aree di business:
- Vendita del nuovo
- Vendita dell’usato (compresa la fase di valutazione, acquisizione e ricondizionamento dei veicoli)
- Gestione dei listini dei veicoli nuovi e usati
- Gestione anagrafiche dei clienti (CRM)
- Agenda interna e follow-up clienti
- Contabilità
- Gestione dell’attività con la Casa madre (ordine veicoli, bonus, ecc)
- Gestione della manutenzione dei veicoli (pianificazione delle attività in officina, storico degli interventi, preventivi, ecc)
- Gestione del magazzino ricambi
Cosa offrono al concessionario
Come accennato, i sistemi gestionali offrono al concessionario diverse opportunità. Sono imprescindibili, osiamo dire. Il miglior rapporto tra costi e benefici si ottiene infatti attraverso l’uso razionale delle risorse che il dealer ha a disposizione. In questo senso, i dati forniti dai DMS sono un patrimonio inestimabile per la concessionaria. Anche e soprattutto in termini di fidelizzazione del cliente.
Leggi anche: Sicurezza dei dati, quello che è obbligatorio per i concessionari
L’evoluzione dei Dealer Management System
Nel corso degli anni i sistemi gestionali hanno aumentato le loro funzioni, di pari passo con la crescita dell’utilizzo del web e dei social network. Un primo punto fondamentale è intuibile: il DMS della concessionaria deve essere gioco forza integrato con il sito Internet dello stesso dealer, indispensabile a sua volta per conquistare i lead.
Oggi, poi, i sistemi gestionali integrano anche altri aspetti che in passato non erano presenti. Qualche esempio? Il sistema CRM, il tool di BDC, l’archiviazione elettronica dei documenti e la Business Intelligence. Quest’ultimo aspetto, ovvero la cosiddetta BI, è fondamentale. Consiste nella possibilità di ricevere report completi di analisi dei trend aziendali e di ottenere informazioni subito disponibili e pronte all’uso, sulla base dei dati presenti nel DMS.
Proprio l’integrazione tra tutti questi dati consente, infatti, di monitorare l’andamento di ciascuna area di business all’interno della concessionaria, di correggere quello che non funziona e di ottenere spunti concreti per elaborare e pianificare le strategie future.
