Chi gestisce o lavora all’interno della concessionaria sa che ogni giorno ha a che fare con migliaia di documenti: dai preventivi di vendita agli ordini per le riparazioni, passando per le ricevute delle parti di ricambio e le pratiche di contabilità dei fornitori. In poche parole, un flusso infinito di informazioni che passa costantemente di mano in mano tra i dipendenti.
E come sanno bene i dealer, gestire questi documenti è impegnativo e richiede tempo. Operazioni che si complicano ulteriormente quando c’è un turnover di personale, le vacanze estive o un semplice errore umano. Cose assolutamente normali per un rivenditore di auto, ma che possono comunque portare a situazioni decisamente spiacevoli.
Per evitare questo orizzonte degli eventi, i rivenditori devono avere un ferreo processo interno di gestione dei documenti. Se questo non è possibile, la strada più logica sarebbe quella di prendere in considerazione l’outsourcing, delegando le operazioni a un’azienda terza.
Leggi anche: I concessionari auto finiti nel mirino degli hacker
Bisogna identificare il problema
Il primo passo per creare un processo di archiviazione dei documenti efficiente è sicuramente quello di identificare le aree più problematiche.
Ecco di seguito le questione più comuni che riguardano il Document Management Process relativo alle concessionarie.
Troppi passaggi di mano
L’efficientamento della gestione dei documenti deve partire innanzitutto dal numero di persone che “toccano” un singolo documento.
Più alto è il numero di passaggi di mano, più aumenta la possibilità che queste informazioni vadano perse o lasciate in cassetti dove si fa più fatica a trovarle.
La domanda che ci si deve quindi porre è: quanti membri della mia concessionaria toccano quel tipo di documento? Tra questi passaggi di mano ce n’è qualcuno che è possibile evitare?
Fare questo tipo di ragionamento non riguarda solo l’efficienza ma l’intero benessere le operazioni della concessionaria.
Mancanza di organizzazione
Spesso i documenti più recenti, creati nell’arco dell’ultimo anno o poco più, vengono tenuti in grandi schedari direttamente all’interno della concessionaria.
Con il passare del tempo questa miriade di fogli viene trasferita in grandi scatoloni stipati in altrettanto grandi archivi che possono essere sia dentro che fuori dalla sede fisica dell’azienda. Quei documenti vengono triturati dopo un certo numero di anni, cosa che anche in questo caso richiede un’organizzazione tempestiva e strutturata.
Il problema subentra quando un dipendente, capace di trovare un sistema efficiente per svolgere queste operazioni, lascia il proprio posto per andare a lavorare da un’altra parte. Gli attuali membri del personale potrebbero non sapere come sono stati organizzati i file passati. A questo punto una nuova persona imposta un nuovo sistema, portando avanti questo circolo vizioso ad infinitum.
A tutto questo si aggiunge che quando un documento viene recuperato per un motivo particolare spesso rimane in giro per un lungo periodo di tempo e non viene sempre rimesso al suo posto.
Leggi anche: Come far funzionare i social media per il tuo concessionario
Dipendenti scontenti
Oltre a essere la base di un’attività di qualsiasi genere, il benessere dei dipendenti è fondamentale soprattutto quando si deve gestire un’azienda nella quale sono coinvolti dei documenti.
Più un impiegato è felice della realtà nella quale lavora, più svolgerà i propri compiti in maniera ligia e precisa.
Quando poi i dipendenti interrompono il proprio rapporto in maniera conflittuale con il proprio titolare, può capitare che nasconda, comprometta o addirittura porti via con sé la documentazione che stava gestendo nell’ultimo periodo.
Quando si viene a creare questa spiacevole situazione, i suoi ex-colleghi sono costretti a portare a termine l’arduo compito di ricostruire l’intero corpus di documenti guastato o andato perduto.
Spazio insufficiente
La mancanza di spazio o la poca voglia di fare continui viaggi per reperire documenti nei depositi di archivi fuori dalla sede di lavoro, porta i dipendenti a riporre le scatole contenti contratti, ricevute e bolle ovunque ci sia spazio.
Cumuli e cumuli di informazioni, stipate alla rinfusa che oltre a complicare il processo di archiviazione e ricerca di informazioni, infastidiscono i lavoratori a causa della confusione e mancanza di ordine all’interno del proprio luogo di lavoro.
Troppe ore di lavoro
Quando i documenti devono essere recuperati ma manca un ordine con il quale essi vengono catalogati, la prima cosa che si perde è la più preziosa di tutte: il tempo.
Per capire questa cosa basta solo porsi una semplice domanda: quante persone e quante ore ci vogliono per recuperare una ventina di documenti specifici rilasciati mesi fa e dispersi all’interno di migliaia di fogli, il più delle volte quasi uguali tra loro, dispersi in un archivio disordinato? La risposta è semplice: tante.
Si può ricorrere all’archiviazione digitale…
Con l’avvento di nuove tecnologie all’interno del comparto automotive, la maggior parte dei rivenditori si è resa conto che la digitalizzazione dei documenti può essere un validissimo alleato.
Con un sistema di archiviazione telematica, ogni foglio di carta viene scansionato e memorizzato online. Basta inserire un numero, nome o una data per riuscire a individuare e recuperare un file in pochi secondi.
Digitalizzando la documentazione, è possibile ridimensionare e alla fine eliminare del tutto l’archiviazione fuori sede. Questo è particolarmente utile per documenti specifici, che spesso vanno conservati per lunghi periodi di tempo.
Mentre i sistemi di gestione delle concessionarie (DMS) offrono soluzioni di archiviazione dei documenti, la scansione e l’organizzazione dei documenti dipendono ancora dal personale della concessionaria. In quest’ultimo caso subentrano purtroppo alcune complicazioni. Spessi i dipendenti scansionano le cose in fretta, portando a documenti illeggibili o a pagine mancanti.
Inoltre, quando il personale gestisce le informazioni in-house, i rivenditori sono ancora responsabili per qualsiasi della loro protezione.
… O all’outsourcing!
Questa serie di fattori rende la gestione dei documenti “casalinga” molto impegnativa e spesso richiede tempo quasi come i tradizionali metodi di archiviazione della carta.
L’outsourcing del processo di gestione dei documenti è più veloce, più facile, più conforme e, in definitiva, meno costoso di un processo interno.
I dealer che ricorrono ad altre imprese per il documentation management sanno che al loro fianco hanno delle realtà focalizzate al 100% sul fatto che questo tipo di operazioni complesse venga svolto in maniera corretta e precisa. Queste aziende organizzano, digitalizzano e assicurano che ogni parte dei documenti sia leggibile e recuperabile.
Una soluzione che, oltre a ridurre ridurre i costi di stoccaggio e triturazione delle scartoffie, è in grado di eliminare tanti mal di testa dovuti ad altrettante ore di lavoro e preoccupazioni causate da processi interni inefficienti.
Leggi anche: DMS, uno strumento indispensabile per i dealer 3.0
